8 эффективных альтернатив совещанию

Твоя жизнь / Карьера
12 апреля 2012
admin

Прозасидевшиеся. К заседаниям относятся регламентированные деловые встречи высокостатусных руководителей и VIP-персон, во время которых решаются наиважнейшие стратегические вопросы. “Заседаться” имеют привычку депутаты, члены парламента, а в вот в рамках компаний это, как правило, только учредители. В зависимости от глобальности, уровня важности, а также количества вопросов, поставленных на повестку дня (решает заседание судьбу мира или обсуждает стратегический план развития на следующий год), эти “сборища” могут длиться от нескольких часов до нескольких дней. В последнем случае, разумеется, десятиминутными кофе-брейками не отделаться, необходимы перерывы на обед, сон и легкий душ для бодрости ума и духа.
 

Статский советник. Совещание – слово не менее грозное и говорящее о серьезности решаемых задач. Обычно совещание имеет тематический и специализированный характер и проводится для обмена мнениями, обсуждения текущей ситуации, возникшей проблемы и стратегических вопросов. Тематика совещаний может быть самой разной – начиная с земных и насущных проблем типа “Об итогах работы областной службы занятости населения” или “О семеноводстве сельскохозяйственных культур” и заканчивая такими серьезными вопросами, как “Развитие ядерного оружейного комплекса страны”, “Звездообразование в Галактике и за ее пределами”. Соответственно совещаться могут главные астрономы страны, председатели колхозов, владельцы “красных кнопок”, а также учредители и наемные топ-менеджеры, менеджеры среднего звена и отдельные специалисты. По длительности совещания редко затягиваются на день и обычно укладываются в 2-3 часа.

Телепортируюсь. Совещание или конференцию ты можешь провести и в другой форме. Интернет-конференции чем-то напоминают сетевые игры – в них могут принимать участие сразу несколько человек, даже если они находятся в разных точках земного шара. Для проведения этих высокотехнологичных форм совещаний используются программы Team-speak, Skype и некоторые другие. Для осуществления связи обычно необходимы наушники и микрофон (или наушники, совмещенные с микрофоном). В подобного рода интернет-конференциях есть ведущий спикер (один или несколько), который контролирует и направляет ход совещания, и остальные участники. В задачи спикера обычно входит не только контроль за ходом совещания и направление его в нужное русло, но и привлечение к обсуждению всех участников, чтобы те не могли отвлекаться на жевание булочек, раскладывание пасьянса “Косынка” или процедуры окрашивания ногтей.

Вызов на ковер. Ковер – понятие условное, под ним обычно подразумевают видимое или невидимое пространство перед столом начальника, обладающее страхонагнетательным свойством и заставляющее признаваться и раскаиваться даже в тех грехах, которых подчиненный не совершал. Вызов на ковер – это пять минут, которые могут испортить настроение на весь день (премируют и награждают орденами обычно в другом месте) и сон – на несколько часов, а то и ночей. На ковер принято вызывать провинившихся в чем угодно, ими могут быть кто угодно – топ-менеджеры, руководители, менеджеры среднего звена, молодые и зрелые специалисты.

Созрел план. Планерка – наиболее часто проводимая форма встреч руководителя с подчиненными (сотрудниками среднего и нижнего звена), щедро снабженная графинами (с водой) и графиками (с текущими и планируемыми показателями конкретной деятельности). В отличие от предыдущих типов собраний планерки призваны не только информировать сотрудников и получать от них обратную связь, но и мотивировать на новые стахановские подвиги. Именно поэтому многие руководители стараются проводить планерки с самого утра или в первой половине дня – чтобы боевого запала хватило на весь день. Минимальная длительность планерки – 30 минут, максимальная – один час. Самая плохая планерка – затянувшаяся. Она не только не вдохновляет, но и утомляет, значительно снижая эффективность рабочего дня.

Улетная свежесть. Летучка – небольшое (не дольше 30 минут) собрание на рабочем месте, направленное на решение сиюминутных задач и призванное мотивировать персонал. Например, дать кому-нибудь “волшебный пендель”, сообщить о необходимости задержаться после работы для разгрузки внеочередной фуры с партией турецких джинсов и т.д. Возможно, пендель не помешал бы и топ-менеджеру, однако достается он, как правило, сотрудникам среднего и нижнего звена. В редакциях газет и журналов летучки используются для распределения заданий, а также с целью выяснить ситуацию по наполнению и ходу подготовки номера.

Коротко о главном.
Несмотря на название, пятиминутка может длиться и десять, и пятнадцать, и даже тридцать минут. Она необходима для координирования решений операционных задач на предприятии, информирования о тактических изменениях, а также служит стимулирующим элементом (например: руководитель предприятия собирает персонал склада, чтобы прилюдно поздравить грузчика Васю с днем рождения).

Штурмовое предупреждение. Мозговые штурмы в работе применяют не только копирайтеры – штурмовать можно практически все. Мозговой штурм – это прежде всего кратковременная форма совместного обсуждения в условиях цейтнота, которая используется на собраниях и планерках для определения дальнейших действий или решения реальной проблемы, требующей быстрого и оригинального выхода из ситуации. Особенность мозгового штурма заключается в том, что он представляет собой мини-сессии по 3-5-10 минут. Максимальная длительность мозгового штурма не должна превышать часа. Зачастую бывает так, что рабочие вопросы ты не успеваешь решить в рабочее время. Тогда тебе могут помочь неофициальные встречи, на которых вовсе не возбраняется полуделовое общение.

Пагубная страсть. С частыми перекурами сотрудников борются многие компании, однако в некоторых сферах деятельности перекур действительно является двигателем прогресса (особенно это касается копирайтеров, рекламистов, дизайнеров, арт-директоров и т.п.). Перекур не только релаксирует, но и временно стимулирует мозговую деятельность, помогая рождению гениальных идей. Кроме того, перекур – отличная возможность наладить и укрепить социальные связи: узнать наконец, как зовут коллегу со второго этажа; разговориться с начальником и, к своему удивлению, обнаружить, что он не такой уж и бука; выяснить, что с бухгалтером Машей ты училась в одной школе и т.п. Воспитание корпоративного духа – налицо!

Массовые гулянья. На первый взгляд корпоративный праздник – довольно бестолковое дело: денег в него вкладывается много, а результата мало. Но в реальности такое мероприятие способствует сплочению коллектива и позволяет на короткое время избавиться от бремени статуса и жестких оков внутрикорпоративной иерархии. Это, пожалуй, единственный вид коллективного времяпрепровождения, где присутствуют сразу все работники, от руководства до системных администраторов, а также люди, которые относятся к фирме лишь косвенно (партнеры, консультанты, клиенты компании). Если объединить праздник с тренингом или семинаром и провести его на природе, то можно не только узнать, что думают сотрудники о деятельности компании, но и обменяться опытом.
 

Правила успешного совещания

  • Избегай проводить совещание в кабинете начальника (месте, где обычно проводят “разбор полетов”). Отдавай предпочтение нейтральным территориям. Хорошо, если для этих целей в офисе созданы специальные переговорные или конференц-залы.

  • Четко определи цель совещания, чтобы не получилось так, что рассмотрение бюджета закончилось обсуждением меню столовой.

  • Не ставь слишком много задач, иначе рискуешь не решить ни одной. Попробуй ограничиться двумя, максимум – тремя.

  • Определи состав участников. Правило “чем больше, тем лучше” здесь не работает: согласись, глупо звать на совещание руководителей всех отделов, если ты хочешь решить только вопросы логистики.

  • Не назначай совещание за час до обеда (сотрудники будут постоянно поглядывать на часы и ждать, когда же все это закончится), сразу после обеда (в это время думать и обсуждать хочется меньше всего) и поздно вечером (когда сотрудники будут окончательно истощены). Лучшее время для проведения совещания – первая половина дня (10-11 часов утра).

  • Веди протокол совещания или, по крайней мере, отмечай для себя все важные идеи, услышанные на совещании. Проговори их в конце совещания еще раз, чтобы понять, действительно ли правильно вы расставили акценты.

  • Не проводи совещание, если в этом нет необходимости и для принятия решения тебе не нужно знать коллективное мнение.

Елена Володина

Почему мы намного круче мужчин

И все-таки, современная женщина - универсальный солдат!

Твоя жизнь / Карьера

13 июля 2017

5 отличий успешного фрилансера

Как научиться организовывать и планировать свою работу? Мы собрали для тебя несколько хороших советов.

Твоя жизнь / Карьера

26 июня 2017

Самая вредная женская профессия

Оказывается, работать учительницей, очень вредно.

Твоя жизнь / Карьера

22 июня 2017

Топ-3 ситуации, когда надо сменить работу

Очень весомые причины поискать что-то получше.

Твоя жизнь / Карьера

20 июня 2017

Loading...

Карьеристки живут на 15 лет дольше

А еще меньше болеют и выглядят моложе.

Твоя жизнь / Карьера

29 мая 2017

Топ-6 причин для увольнения

Это надо знать. Самые распространенные причины увольнения.

Твоя жизнь / Карьера

23 мая 2017

Загрузка...

Как произвести незабываемое первое впечатление?

Семь полезных уловок для деловых и любовных свиданий

Твоя жизнь / Карьера

10 мая 2017

Это интересно

Хочешь мою работу: интервью с флористом компании Fiori

Раскрываем секреты успешных девушек в нашей новой рубрике!

Твоя жизнь / Карьера

21 апреля 2017

Секс помогает карьерному росту

Если работа не нравится - займись сексом.  

Твоя жизнь / Карьера

21 апреля 2017

Топ-5 профессий, которые очень вредят здоровью

Надо знать: необычный, но полезный рейтинг

Твоя жизнь / Карьера

12 апреля 2017

Для чего на работе нужны паузы

Информация для заядлых трудоголичек, которые считают паузы на работе абсолютно бесполезными.

Твоя жизнь / Карьера

29 марта 2017

Позволь себе быть рассеянной!

Весна, тепло и полная рассеянность на работе. Что делать, если ты не можешь сосредоточиться на работе, потому что все время отвлекаешься?

Твоя жизнь / Карьера

22 марта 2017

Надо прочитать

Офис vs коворкинг: интервью от создателей нового формата рабочих пространств «Платформа»

Коворкинги, как альтернатива офисам, пользуются большой популярностью уже несколько лет. Мы решили узнать все об этом формате у создателей коворкинга «Платформа», Рефаеля Юха и Катерины Гориной. Они рассказали много интересного!

Твоя жизнь / Карьера

10 марта 2017

Как пройти собеседование на иностранном языке

Лучшие советы от репетитора

Твоя жизнь / Карьера

7 марта 2017

Успешная карьера: депрессия, старение и проблемы с сексом

Хороший повод радоваться тому, что ты не босс.

Твоя жизнь / Карьера

11 января 2017