Как эффективно проверять рабочую почту

Твоя жизнь / Карьера
4 июля 2012
Дарья Кветкина

Специалист по тайм-менеджменту Джулия Моргенстерн написала на эту тему целый учебник под названием "Никогда не читайте электронную почту утром!". Тренер советует не открывать в начале рабочего дня свой Inbox, дабы не погрузиться в переписку с головой, позабыв об остальных делах. А посему, по мнению эксперта, эффективнее проверять почту как можно позже. Выделять на это занятие целый час ближе к концу рабочего дня.

Что же делать, когда твоя деловая переписка ведется целый день и это для тебя крайне важный способ коммуникации?

Начинай рабочий день с сортировки входящих сообщений. Разложи их по трем папкам: «Ответить немедленно», «Ответить в течение дня» и «Ответить в свободное время».

В папку «Ответь немедленно» клади не больше семи писем, на которые ты действительно можешь ответить безотлагательно и кратко: «Да», «Нет», «Договорились» и тп. Когда распределишь остальные послания, тут же ответь на эти.

Папка «Ответить в течение дня» будет содержать письма, которые ты должна рассмотреть детальнее и подготовиться к ответу на них (собрать информацию, утвердить детали и т.д.).

Наполни папку «Ответить в свободное время» письмами на отвлеченные темы, которые не касаются твоей работы, но важны для налаживания и поддержания связей – и отвечай на эти письма в конце рабочего дня, как советует Джулия Моргенстерн. Либо, если ты читаешь почту дома, уже перед сном.

Также специалисты советуют уделять почте 10-15 минут утром, 15-20 минут проверять сообщения в обеденное время, и в конце рабочего дня уделить корреспонденции от получаса до сорока минут.

Полина Смирнова

Фото: HMI