Лера Бородина о том, как креативным людям приучить себя к системности – в спецпроекте планеров Oh My Big Plan!

Звезды / Интервью
Cosmo

 Зачем нужно планировать время на факапы, как не сойти с ума с 72 рабочими чатами и почему больше всего удовольствия приносит «делать невидимое видимым». Об этом мы поговорили в первом выпуске спецпроекта Oh My Big Plan! Это серия интервью с девочками, которые восхищают своими амбициозными целями и большими планами и никогда не откладывают мечты на потом.

Именно для таких как они, созданы 4 ежедневника Oh My Big Plan! Каждый блокнот рассчитан на три месяца, а вместе они помогут распланировать твой будущий — 2019 год. Идеальный подарок самой себе, чтобы записать все свои главные цели и мечты.

Героиней нашего первого интервью, посвященного Mint Edition, стала Лера Бородина, основательница сервиса аренды платьев Oh My Look! и магазина подарков LA❤LA, соосновательница бьюти-бара G.Bar и концепт-стора SO DODO.

Если разделить всех людей на системных и креативных, я – однозначно креативная. Но с ростом количества бизнесов мне пришлось учиться системности. Такой переход от хаоса к планированию дался мне очень сложно. Раньше я постоянно начинала планировать с понедельника, читала книги о тайм-менеджменте, ходила на тренинги. Но рано или поздно меня снова затягивал хаос неорганизованности.

Точкой невозврата стал день, когда я поняла, что у меня полностью отсутствует операционная память. У нас тогда было собрание пиар-отдела. Я вышла с него в туалет, по дороге встретила нашего старшего стилиста Марго и села с ней обсуждать её рабочие вопросы. А про то, что я шла с собрания, забыла совсем. Просидела так полчаса, пока девочки не пошли меня искать. И я тогда подумала: «Как вообще можно забыть, откуда ты шла?» Стало ясно, что больше нельзя не планировать и не разгружать свой мозг от бесконечного потока задач.

Во время выступлений я часто рассказываю про свои основные ошибки. И первая из них – не нанимать ассистента и финансового менеджера сразу же после запуска бизнеса. 3 года назад, когда в моей жизни появилась Женя Максименко и стала моим личным помощником, все сильно изменилось. Классный ассистент — это человек, который тебя контролирует и даже сдерживает в каких-то нереалистичных планах. Например, я говорю: «Давай я это сделаю через 2 дня», а Женя так смотрит на меня и отвечает: «Давай лучше поставим через неделю».

Так же, как мы планируем время на основные встречи и задачи, – нужно закладывать время и на непредвиденные события и факапы. Когда начинаешь расписывать свой график, есть большой соблазн пытаться вместить в него всё, что только можно. Это из серии «Осталось же пару свободных часов, нужно что-то добавить!» Но если отследить в течение дня всё, что с тобой происходит, то становится ясно: всегда что-то сбивает твои планы на полчаса-час, и нет смысла это игнорировать.

Мой день проходит в WhatsApp. Раз в сутки захожу на Facebook, чаще бываю в Instagram. Мы однажды считали количество моих рабочих чатов, получилось 72 штуки. Сейчас их ещё больше. Понятно, что часть из них спящие, но их все равно много – как и электронных писем.

Чтобы справиться с таким потоком информации, я давно привыкла проверять почту только два раза в день и отключать все уведомления в мессенджерах, чтобы они не отвлекали во время встреч.

На телефонные звонки я вообще обычно не отвечаю. Если честно, для меня звонок – это странно. Мне кажется, современная деловая этика общения их не предполагает.

В планировании совещаний одна из самых частых ошибок – утверждать время начала, но не озвучивать время окончания. Я обожаю людей, которые приходят на встречу и сразу спрашивают: «Сколько у нас есть времени?» Ты говоришь: «40 минут», и это значит, что человек не будет первые полчаса расспрашивать, как дети, как Варшава и что нового в Майами. Он сначала задаст все рабочие вопросы, а потом, если у вас останется время, – вы обсудите другие дела.

Сколько рутины среди того, что я делаю каждый день? Много, примерно 60%. Но это рутина нового уровня. Говорят, что человек счастлив, когда ему одновременно сложно и интересно. Так вот рутина, которую я делаю, – для меня регулярно сложная и неизвестная. Если бы ты меня спросила, хочу ли я ею сейчас заниматься, я бы честно сказала, что нет. Но поскольку я уже ввязалась в это прекрасное путешествие и нахожусь в пути – мне интересно пройти этот сложный этап.

За все годы было два-три момента, когда мне хотелось выйти из WhatsApp, закрыть шоу-рум, улететь в Нью-Йорк и вообще больше не возвращаться. Но в таких ситуациях я понимаю, что не имею права предать свою команду и путь, который уже преодолела.

Недавно я нашла формулировку, которая мне очень нравится: «Сделать невидимое видимым». Это то, что зажигает меня больше всего. Что-то придумать, запустить, вместе додумать, зафакапить, переделать, снова запустить. В этом – самый кайф.

Сейчас в моей жизни осталось очень немного спонтанности. Глобально, большими мазками, мой график расписан на месяц вперед: все поездки, большие встречи, собрания. А подробно, по дням, я понимаю, что когда будет происходить, в ближайшие 1,5 недели.

Момент, который долго не поддавался планированию в нашей семье – это путешествия. Мы обожали сорваться в пятницу днем и улететь на 3 дня в Стамбул. Зато теперь, с появлением наших друзей Нади Дорофеевой и Вовы Дантеса, у нас появился новый кайф – путешествия, продуманные надолго вперед. С ребятами нельзя не планировать. Мы всегда на год вперед знаем те маленькие отрезки зимой и летом, когда у Нади будет отпуск, и поэтому сразу понимаем, что в эти даты точно куда-то полетим.

Мне абсолютно не кажется, что планирование загоняет в какие-то рамки. Наоборот, оно помогает высвободить время для творчества. На самом же деле, один из основных страхов человека – это страх неизвестности. Пока у тебя нет никаких целей, пустота в будущем сильно пугает. А как только ты начинаешь планировать хотя бы неделю или месяц – то сразу становится в два раза легче.

Да, это очень важно прислушиваться к себе. Но если ты будешь руководствоваться только своими желаниями, без какой-либо внутренней дисциплины – то твоя внутренняя Лера всё время будет тебе говорить: «Ну давай просто полежим! Полистай немного ленту Instagram, вдруг кто-то запостил новую сториз». Я боюсь вот так начать листать ленту, а потом хоп – и мне 56.

Мои главные незавершенки сейчас – это рождение сына, поездка в Нью-Йорк, английский язык, стоматолог и смена машины.

Минус планирования – у тебя нет возможности заболеть, иначе все планы полностью слетают. Разве что можно поболеть на выходных. На них я не ставлю никаких рабочих дел, кроме выступлений. Ведь если не давать себе времени восстановиться – потом ты не сможешь хорошо работать.

2018 год – первый с момента создания Oh My Look!, когда мы в начале года поставили цели по всем направлениям и отделам. Как мы выживали раньше, без планирования? Легко! Ты вообще без проблем можешь выжить, когда не знаешь, как должно быть. Но когда вдруг узнаешь – то стараешься соответствовать этой более высокой планке и уже не хочешь по-другому. За последнее время мы очень выросли в плане системности. Недавно я пошла учиться на «Бизнес-Конструктор» Кирилла Куницкого. И когда мы разбирали портрет системного бизнеса, то я с удивлением узнала нас в половине пунктов.

Раз в месяц по каждому из 5 бизнес-юнитов мы проводим большие собрания, называем их magic meetings. На них подводим итоги и пересматриваем цели на будущее. Так или иначе, мы живем не в вакууме, и новые события и люди вносят в происходящее свои коррективы. Поэтому примерно 10% целей мы отменяем (если теряется их актуальность), 30% можем перенести на следующие месяца (когда понимаем, что нам не хватает ресурса – человеческого или финансового).

Первый планер из серии Oh My Big Plan! – Mint Edition – посвящен работе над новыми целями. Для меня сейчас такая задача – это полностью изменить структуру компании. Летом мы провели анализ бизнес-планов, которые прописали для себя на этот год. И стало понятно, что мы потеряли скорость.

Я всегда считала её нашей сильной стороной. Так и было – до момента, пока нас не стало сильно много. Сейчас только в Киеве работает 245 человек, а суммарно во всех странах – около 900. И с появлением новых отделов возникло очень много бюрократии. Конечно, бюрократии не в классическом понимании этого слова, какой она бывает, например, в банках. Но в рамках наших привычек – много.

Так мы поняли, что старая система организации уже не эффективна. Раньше у нас была матричная структура. В нее входили бизнес-направления, сервисные направления, большие отделы (пиар, маркетинг, финансы, HR, IT). Сейчас же мы упраздняем сервисные отделы, очень много функций преобразуем. А еще создаем управляющую компанию, куда войдут сотрудники, которые работают на все бизнес-юниты. По идее, когда бизнес за последние пару лет так быстро вырос – самое время оптимизировать позиции. Но мы не ищем легких путей.

Когда ты собственник компании, что утомляет больше всего – так это количество принятых решений на один час. Мы каждое утро встречаемся с Женей, которая сейчас стала моим замом и ведет очень много операционных задач. У нее обычно выписано около 48 вопросов на день. Причем среди них первый про Бишкек, второй – про Алма-Ату, третий – про Майами, четвертый – про Киев. И нужно очень быстро переключаться между совсем разными задачами.

Точно так же с рабочими встречами. Мы с командой можем сейчас обсуждать франшизу в Кыргызстане, позже говорить про амортизацию платьев Oh My Look!, дальше перейти к коммуникационной стратегии проекта LA❤LA, потом – созвониться по скайпу с Воронежем, после чего – вместе с HR-отделом утверждать мотивацию сотрудников в регионов.

Раньше я предполагала, что можно как-то разделить свое время. Чтобы одну неделю заниматься только Oh My Look!, вторую – G.Bar, третью – SO DODO, и так дальше. Но это утопия. Я не знаю ни одной компании, которая жила бы по такому принципу.

Поэтому пришлось искать баланс по-другому: оставлять в графике время с 11 утра до 13 дня, на которое я не планирую никакие встречи или скайпы. Заметила, что в этот период мне легче всего заниматься креативными или стратегическими вопросами. Поэтому это время – полностью «моё». Я могу придумывать новую концепцию, детально просматривать аналитику или уделить время текущему вопросу, который нужно глубоко изучить.

Каждый раз, когда тебе кажется, что задачу можно сделать левой ногой, не сфокусировавшись – не верь. Это хорошо подтверждает наш прошлогодний Oh My Box. Нам казалось, что он точно получится классным и интересным всем, что бы мы в него не положили. Поэтому мы не уделили достаточно внимания его наполнению. В результате, продукт провалился, и мы поставили его на стоп уже через месяц после старта продаж. Сейчас мы полностью переосмысляем идею Oh My Box и будем запускать обновленную версию к новому году.

Из книг по теме планирования самые кайфовые – это «Безумно занят» Тони Крэбба, «Магия тайм-менеджмента» Ли Кокерелла и «12 недель в году» Брайана Морана и Майкла Леннингтона.

В плане рабочих целей, я правда считаю, что возможно все. Наверно, потому, что результаты в бизнесе я не отождествляю с собой. А вот в том, что касается личных вопросов, я регулярно сомневаюсь в себе. Эти страхи касаются внешнего вида, каких-то моих навыков. Когда я впервые узнала про синдром самозванца из книги Шерил Сэндберг, то так удивилась! Мне ведь казалось, что это исключительно моя проблема.

Одна из целей, которые сначала казались нам недостижимыми – это, конечно, запуск в Америке. Да, мы раньше расширяли географию. Да, это была бомба, когда открывался первый G.Bar по франшизе в Санкт-Петербурге. Но это был понятный рынок; город, где у меня есть друзья, где я часто бывала.

А вот, например, когда я недавно зашла в наш ещё недостроенный Джи. в Варшаве, то испытала совсем новое, ни с чем не сравнимое чувство. Ты стоишь посреди европейского города, где не говорят на твоем языке, где ты никого не знаешь. Но уже скоро тут откроется Джи. И это просто меджик.

Мне теперь интересно, что я почувствую, когда зайду в дверь с нашей вывеской в Майами.

Я бы очень хотела, чтобы Oh My Big Plan! существовал во время, когда мне было 23. Это был самый сложный год в моей жизни. Тогда только родилась Соня, и я оказалась одна, с маленьким ребенком, в съемной квартире, в год мирового кризиса и ещё и без понимания, куда идти дальше. Всё, чем я занималась раньше, мне уже не было интересно, а что делать в будущем – я не знала.

Этот кризис среднего возраста, который настиг меня раньше времени, требовал полностью переосмыслить свои ценности. И поэтому все инструменты из планера, вроде колеса жизни, 50 успехов, желаний и незавершенок, были бы для меня в том году очень кстати.

Планеры Oh My Big Plan! – о твоих мечтах, которые обязательно сбудутся, о больших идеях, про которые раньше ты боялась задуматься, и о целях, которые теперь не останутся просто новогодними обещаниями. Наполнение у каждого из 4 ежедневников разное: шаг за шагом ты определишься с приоритетами, поставишь цели по системе SMART, проведешь промежуточные итоги, выявишь все негативные установки и будешь праздновать маленькие победы на пути к большой цели. В каждом блокноте есть разделы на день, неделю, месяц и фотогеничные развороты. Но страницы не датированы, поэтому тебе не нужно ждать понедельника или нового года, чтобы начать – делай это прямо сейчас. И тогда через несколько лет ты оглянешься на свою жизнь и поймешь, что цели, которые раньше казались невозможными, – стали твоей реальностью!

P.S. Если ты тоже креативная девочка, которая мечтает расставлять приоритеты, достигать амбициозных целей и при этом не теряться в бесконечном хаосе задач – то ты уже знаешь, что делать. Архикрасивый Oh My Big Plan! ждет тебя, чтобы стать началом новой эры планирования, системности и творчества.

Материал подготовила Нина Коробко
 

Теги:
Рейтинг / 0
5 5 14